Tarpeitasi vastaava lähetelomakke
Lähetelomakkeella näytetään tuotteiden nimi- ja määrätiedot, mutta ei rahasummatietoja eikä maksutietoja. Asiakkaalle toimitettava lasku rakentuu usein myös suoraan lähetteen pohjalta. Jos laskulomake on osana lähetelomakkeen kanssa samassa jäljentävässä lomakkeessa, poistetaan lähetelomakkeesta rahasummatiedot estovärillä, jolloin euromäärät eivät näy lähetelomakkeessa, mutta päinvastoin ne näkyvät laskulomakkeessa.
Usein tavaratoimittajat haluavat kuittauksen tavaran vastaanotosta lähetelomakkeeseen ja toinen osa jää tavaran mukana vastaanottajalle. Näin ollen itse lähetelomaketta pitää olla kaksi täysin identtistä kappaletta. Lähetelomakkeesta käytetään myös nimitystä lähetyslista. Jokaista tavaratoimitusta seuraa aina lähetelomake ja jos tavarankuljetus on ulkoistettu, niin silloin on aina myös rahtikirja. Tällöin allekirjoitetaan rahtikirja ja lähetelomake jää sellaisenaan vastaanottajalle.
Lähetelomakkeeseen voi siis yhdistää laskun, mutta usein siihen on yhdistetty myös käteiskuitti. Jos tällöin lomake merkitään käytettäväksi käteiskuittina, on siinä tietenkin asianmukaisesti merkittavä myös rahasummatiedot.
Lähetelomake on siis olennainen osa, joka kuuluu myyntiketjuun; tilaus – tilausvahvistus – lähete – lasku. Jäljentävän lomakkeen iso etu on, että nämä kaikki tai osa näistä on helposti yhdistettävissä yhdeksi useampiosaiseksi lomakkeeksi. Osat ovat nimettävissä erikseen ja sen lisäksi käytännön työtä selventämään on hyvä valita eriväriset paperit.
Massatulostuksissa käytetään edelleen paljon matriisikirjoittimia, jolloin käytännön syistä on lähetelomakkeelle oma kirjoittimensa ja laskulomakkeelle omansa. Lomakkeet ovat lähes aina hyvin toistensa kaltaisia, jolloin ne ovat painoteknisesti edullisia valmistaa myös erikseen, mutta peräkkäin.
Lähetelomake on siis 2- tai usempi osainen jäljentävä settilomake ( päällimmäiseen kirjoitetaan ja allaoleviin papereihin kopioituu). Lähetelomake/Tilauslomake on usein hyvä valmistaa taittokansilehtiöksi, varsinkin kenttämyyntityötä ajatellen. Taittolehtiön rakenne on esitetty Rakennevalintaoppaassa.
